Você já ouviu falar sobre como a monday.com está transformando a maneira como as pessoas gerenciam projetos? Em sua plataforma, há uma infinidade de recursos para serem explorados e implementados para aumentar a organização e a produtividade no ambiente de trabalho.
Quer descobrir todos os segredos? Leia esse guia e encontre dicas e técnicas para colocar em prática e transformar suas ideias em resultados verdadeiramente incríveis.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, executar e controlar atividades com o objetivo de alcançar metas específicas dentro de um prazo determinado.
Ela envolve coordenação e designação de atividades dos membros da equipe, bem como:
- Avaliação da sua viabilidade, com metas e custos definidos;
- Plano detalhado de cada etapa;
- Identificação das principais entregas do produto;
- Monitoramento dos resultados a fim de garantir que as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Quais as fases da gestão de projetos?
As fases dependem da metodologia aplicada, mas em geral são seguidas 5 etapas para sua implementação:
1. Planejamento estratégico: inicialmente, os procedimentos existentes na empresa são identificados e documentados. Isso requer a análise do fluxo de trabalho, compreensão das atividades realizadas e descoberta de áreas que podem ser aprimoradas.
Por exemplo: integração de sistemas, qualidade de atendimento, redução de custos, entre outras. Nesta etapa, acontece a nomeação e definição do projeto e, em alguns casos, são realizadas pesquisas de mercado para entender melhor sua complexidade.
2. Modelagem e Desenho dos Processos: aqui, você desenha os esquemas para executar as atividades. Podem ser feitas, por exemplo, criação de diagramas de fluxo, definição de responsabilidades e estabelecimento de métricas de desempenho.
3. Implementação: os processos já redesenhados são executados na organização. Assim, cada membro já tem designado sua atividade, metas e tempo para realizar a entrega.
4. Monitoramento e Controle: você acompanha de perto a realização das tarefas, avaliando o desempenho, os prazos, as métricas e qualquer possível mudança, garantindo que tudo ocorra conforme o planejamento.
5. Refinamento: tenha em mente que a gestão de processos é sempre cíclica. Portanto, ao finalizar um projeto, mensure os resultados e corrija possíveis gargalos.
Como a monday.com ajuda você a gerenciar projetos?
A monday.com é uma plataforma colaborativa de gerenciamento de equipes que ajuda a planejar, organizar e executar o fluxo de trabalho. Sua interface intuitiva e altamente personalizável torna-a adequada para empresas de diferentes nichos e tamanhos, desde departamentos de RH até gigantes da área de Tecnologia da Informação.
Ao iniciar a jornada na monday.com, os usuários encontram um ambiente de fácil uso. Ou seja, sua curva de aprendizado é suave, permitindo que eles dominem seus recursos em pouco tempo.
Dentro do aplicativo, você consegue gerenciar tarefas e distribuí-las entre os membros das equipes de forma transparente, por meio de quadros personalizáveis que podem ser customizados de acordo com suas preferências.
As informações essenciais, como grupos, descrição e status de tarefas, além de arquivos e todas as atualizações feitas pelos membros da equipe e por você, são visualizadas em tempo real.
Solicite uma demonstração gratuita
Além disso, os produtos da monday.com são divididos entre: work management, sales CRM e dev. Com essas segmentações, os trabalhos são vistos de forma ampla, com todas as informações necessárias para alcançar metas.
Então, para gerenciar clientes, a ferramenta de CRM possui muitos recursos avançados. Em poucos cliques, é possível gerir fluxos de atendimento, capturar leads, atualizar dados de prospecção e vendas, acompanhar o progresso do onboard com clientes, entre outros. Todos os detalhes de contato são centralizados no quadro, permitindo que você compreenda o progresso do negócio e identifique as próximas ações necessárias.
Recursos da monday.com
Como vimos acima, a plataforma soluciona falhas na comunicação e colaboração, possibilitando uma interação mais transparente e eficaz entre membros dispersos em equipes remotas.
A seguir, acompanhe seus principais recursos:
Quadros personalizáveis e sem limites: essa funcionalidade permite que você adapte o seu espaço de trabalho de acordo com suas preferências. Por exemplo, em um call center ou help desk de suporte, este quadro pode ser dividido em colunas e configurado para acompanhar as diversas etapas de um ticket de suporte, como “Novo”, “Em Andamento”, “Aguardando Resposta do Cliente” e “Concluído”.
Outra opção é desenvolver quadros para rastrear o feedback dos clientes sobre seus produtos ou serviços. Cada item no quadro pode representar uma peça de feedback específica, com detalhes como o nome do cliente, a data e uma descrição do problema ou sugestão. Dessa forma, sua equipe pode então colaborar na resolução dessas falhas e acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Comunicação integrada e multicanal: sua integração com outras plataformas populares, como o Slack, oferece uma experiência de comunicação unificada para os usuários. Dentro da plataforma, todas as ações realizadas nos quadros podem ser configuradas para gerar notificações aos envolvidos, mantendo todos informados sobre o progresso das tarefas.
Ainda é possível fazer menções e marca o e-mail dos membros para facilitar e manter uma comunicação multicanal.
Automatização de processos: economiza um tempo valioso nos processos, simplificando tarefas repetitivas e sequências de ações.
Controle de tempo: diferentemente da maioria dos softwares de gestão de projetos, a monday.com tem uma coluna de cronômetro integrada. Ele supervisiona o tempo gasto nas tarefas, garantindo se elas serão entregues no prazo e também serve de parâmetro para evitar burnout na equipe.
Geração de Relatórios e Análises: permite criar relatórios personalizados e analisar dados para obter insights sobre o desempenho da equipe e do projeto.
Painéis: oferece 30 widgets (janelas) para exibir informações específicas e facilitar a tomada de decisão, proporcionando uma visão abrangente de todos os aspectos do negócio.
Visualização dos dados: os usuários dispõe de múltiplos formatos disponíveis para planejar e conduzir projetos, incluindo opções como Gantt e Kanban.
Solicite uma demonstração gratuita
Técnicas de implementação de projetos na monday.com
Na monday.com, você tem à sua disposição várias metodologias de implementação que podem fazer a diferença para o sucesso dos seus projetos.
Scrum: com essa metodologia, o foco está na entrega contínua de valor ao dividir o projeto em ciclos curtos de trabalho, conhecidos como sprints. Durante cada sprint, você e sua equipe definem e priorizam as tarefas a serem realizadas, mantendo o acompanhamento do progresso por meio de reuniões diárias;
Desenvolvimento ágil: os projetos são divididos em pequenas entregas chamadas de sprints. Aqui, a colaboração entre equipes multidisciplinares é fundamental, adaptando o plano conforme necessário para atender às demandas do projeto;
Quadro Kanban: oferece uma abordagem visual baseada nos cartões para representar as tarefas a serem realizadas, em andamento e concluídas. O Kanban ajuda a equipe a visualizar e gerenciar o fluxo de trabalho, identificar gargalos e melhorar a eficiência;
Calendários e Linhas do Tempo: visualize as datas de início e término das tarefas, marcos importantes e eventos relevantes para garantir que o projeto esteja no caminho certo;
Gráfico Guant: o design desse recurso é composto por um gráfico de barras que mostra o cronograma completo do projeto. Ele permite que você visualize o progresso das tarefas ao longo do tempo e identifique dependências entre elas, garantindo um planejamento eficaz e uma execução tranquila.
6 dicas para práticas para a gestão de projetos na monday
Antes de dar início à execução do seu projeto, é importante observar algumas boas práticas que devem ser incluídas.
1. Utilize automações: elas excluem a necessidade de demandar tarefas manualmente e otimizam o tempo. Portanto, configure a ferramenta para atualizar automaticamente status, enviar notificações, atribuir tarefas e muito mais, ajudando a manter o fluxo de trabalho fluindo sem problemas;
2. WorkCanvas: esta plataforma está integrada a monday.com, oferecendo um ambiente onde equipes podem se reunir para realizar brainstorming e compartilhar ideias em tempo real;
3. Atribua responsabilidades claras: cada membro da equipe deve ter uma compreensão clara das atividades e metas específicas de cada projeto. Quando os integrantes entendem esses aspectos, a execução é mais eficiente e há um maior engajamento com o trabalho realizado;
4. Estabeleça prazos realistas: defina prazos realistas para cada fase do projeto e acompanhe-os de perto usando os recursos de programação existentes;
5. Realize reuniões regulares: explore os recursos de vídeo e integrações como google meet para agendar reuniões regulares com a equipe, revisar o progresso do projeto, discutir problemas e tomar decisões importantes;
6. Avalie e ajuste: regularmente análise o desempenho do projeto usando métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs). Com base nessa avaliação, faça ajustes conforme necessário para garantir que o projeto continue no caminho certo e alcance os resultados desejados.
Como implementar a monday.com no seu negócio?
Com tantos recursos disponíveis, é natural que você se sinta indeciso sobre por onde começar. Para ajudar, a MakeITSimple conta com uma equipe altamente qualificada para instalar a monday.com na sua empresa.
Somos especialistas na gestão de equipes remotas e relacionamentos. Em nossos atendimentos, analisamos minuciosamente os processos e compreendemos cada etapa para garantir um fluxo de trabalho ágil e inteligente.
Além disso, nossa expertise permite integrar ferramentas e oferecer um diagnóstico abrangente dos pontos frágeis que podem ser melhorados.
Pronto para começar o seu projeto? Entre em contato com nossa equipe e saiba mais sobre nossas soluções.
