Você já ouviu falar sobre como a monday.com está transformando a maneira como as pessoas gerenciam projetos? Em sua plataforma, há uma infinidade de recursos para explorar e implementar, aumentando a organização e a produtividade no ambiente de trabalho.
Quer descobrir todos os segredos? Leia esse guia e encontre dicas e técnicas para colocar em prática e transformar suas ideias em resultados verdadeiramente incríveis.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, executar e controlar atividades com o objetivo de alcançar metas específicas dentro de um prazo determinado.
Ela envolve coordenação e designação de atividades dos membros da equipe, bem como:
- Avaliação da sua viabilidade, com metas e custos definidos;
- Plano detalhado de cada etapa;
- Identificação das principais entregas do produto;
- Monitoramento dos resultados a fim de garantir que as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Quais as fases da gestão de projetos?
Em geral, seguimos cinco etapas para implementar o processo, dependendo da metodologia aplicada:
- Planejamento estratégico: Inicialmente, identificamos e documentamos os procedimentos existentes na empresa. Isso requer analisar o fluxo de trabalho, compreender as atividades realizadas e descobrir áreas que podem ser aprimoradas.
Por exemplo: integração de sistemas, qualidade de atendimento, redução de custos, entre outras. Nesta etapa, acontece a nomeação e definição do projeto e, em alguns casos, são realizadas pesquisas de mercado para entender melhor sua complexidade.
2. Modelagem e Desenho dos Processos: aqui, você desenha os esquemas para executar as atividades. Podem ser feitas, por exemplo, criação de diagramas de fluxo, definição de responsabilidades e estabelecimento de métricas de desempenho.
3. Implementação: os processos já redesenhados são executados na organização. Assim, cada membro já tem designado sua atividade, metas e tempo para realizar a entrega.
4. Monitoramento e Controle: você acompanha de perto a realização das tarefas, avaliando o desempenho, os prazos, as métricas e qualquer possível mudança, garantindo que tudo ocorra conforme o planejamento.
5. Refinamento: tenha em mente que a gestão de processos é sempre cíclica. Portanto, ao finalizar um projeto, mensure os resultados e corrija possíveis gargalos.
Como a monday.com ajuda você a gerenciar projetos?
A monday.com é uma plataforma colaborativa de gerenciamento de equipes que ajuda a planejar, organizar e executar o fluxo de trabalho. Sua interface intuitiva e altamente personalizável torna-a adequada para empresas de diferentes nichos e tamanhos, desde departamentos de RH até gigantes da área de Tecnologia da Informação.
Ao iniciar a jornada na monday.com, os usuários encontram um ambiente de fácil uso. Ou seja, sua curva de aprendizado é suave, permitindo que eles dominem seus recursos em pouco tempo.
Dentro do aplicativo, você consegue gerenciar tarefas e distribuí-las entre os membros das equipes de forma transparente, por meio de quadros personalizáveis que podem ser customizados de acordo com suas preferências.
As informações essenciais, como grupos, descrição e status de tarefas, além de arquivos e todas as atualizações feitas pelos membros da equipe e por você, são visualizadas em tempo real.
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Além disso, os produtos da monday.com são divididos entre: work management, sales CRM e dev. Com essas segmentações, os trabalhos são vistos de forma ampla, com todas as informações necessárias para alcançar metas.
Então, para gerenciar clientes, a ferramenta de CRM possui muitos recursos avançados. Em poucos cliques, é possível gerir fluxos de atendimento, capturar leads, atualizar dados de prospecção e vendas, acompanhar o progresso do onboard com clientes, entre outros. Todos os detalhes de contato são centralizados no quadro, permitindo que você compreenda o progresso do negócio e identifique as próximas ações necessárias.
Recursos da monday.com
Como vimos acima, a plataforma soluciona falhas na comunicação e colaboração, possibilitando uma interação mais transparente e eficaz entre membros dispersos em equipes remotas.
A seguir, acompanhe seus principais recursos:
Quadros personalizáveis e sem limites: essa funcionalidade permite que você adapte o seu espaço de trabalho de acordo com suas preferências. Por exemplo, em um call center ou help desk de suporte, este quadro pode ser dividido em colunas e configurado para acompanhar as diversas etapas de um ticket de suporte, como “Novo”, “Em Andamento”, “Aguardando Resposta do Cliente” e “Concluído”.
Outra opção é desenvolver quadros para rastrear o feedback dos clientes sobre seus produtos ou serviços. Cada item no quadro pode representar uma peça de feedback específica, com detalhes como o nome do cliente, a data e uma descrição do problema ou sugestão. Dessa forma, sua equipe pode então colaborar na resolução dessas falhas e acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Comunicação integrada e multicanal: sua integração com outras plataformas populares, como o Slack, oferece uma experiência de comunicação unificada para os usuários. Dentro da plataforma, os usuários podem configurar todas as ações realizadas nos quadros para gerar notificações aos envolvidos, mantendo todos informados sobre o progresso das tarefas.
Ainda é possível fazer menções e marca o e-mail dos membros para facilitar e manter uma comunicação multicanal.
Automatização de processos: economiza um tempo valioso nos processos, simplificando tarefas repetitivas e sequências de ações.
Controle de tempo: diferentemente da maioria dos softwares de gestão de projetos, a monday.com tem uma coluna de cronômetro integrada. Ele supervisiona o tempo gasto nas tarefas, garantindo se elas serão entregues no prazo e também serve de parâmetro para evitar burnout na equipe.
Geração de Relatórios e Análises: permite criar relatórios personalizados e analisar dados para obter insights sobre o desempenho da equipe e do projeto.
Painéis: oferece 30 widgets (janelas) para exibir informações específicas e facilitar a tomada de decisão, proporcionando uma visão abrangente de todos os aspectos do negócio.
Visualização dos dados: os usuários dispõe de múltiplos formatos disponíveis para planejar e conduzir projetos, incluindo opções como Gantt e Kanban.
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Técnicas de implementação de projetos na monday.com
Na monday.com, você tem à sua disposição várias metodologias de implementação que podem fazer a diferença para o sucesso dos seus projetos.
Scrum: com essa metodologia, o foco está na entrega contínua de valor ao dividir o projeto em ciclos curtos de trabalho, conhecidos como sprints. Durante cada sprint, você e sua equipe definem e priorizam as tarefas a serem realizadas, mantendo o acompanhamento do progresso por meio de reuniões diárias;
Desenvolvimento ágil: os projetos são divididos em pequenas entregas chamadas de sprints. Aqui, a colaboração entre equipes multidisciplinares é fundamental, adaptando o plano conforme necessário para atender às demandas do projeto;
Quadro Kanban: oferece uma abordagem visual baseada nos cartões para representar as tarefas a serem realizadas, em andamento e concluídas. O Kanban ajuda a equipe a visualizar e gerenciar o fluxo de trabalho, identificar gargalos e melhorar a eficiência;
Calendários e Linhas do Tempo: visualize as datas de início e término das tarefas, marcos importantes e eventos relevantes para garantir que o projeto esteja no caminho certo;
Gráfico Guant: o design desse recurso é composto por um gráfico de barras que mostra o cronograma completo do projeto. Ele permite que você visualize o progresso das tarefas ao longo do tempo e identifique dependências entre elas, garantindo um planejamento eficaz e uma execução tranquila.
6 dicas para práticas para a gestão de projetos na monday
Antes de dar início à execução do seu projeto, é importante observar algumas boas práticas que devem ser incluídas.
1. Utilize automações: elas excluem a necessidade de demandar tarefas manualmente e otimizam o tempo. Portanto, configure a ferramenta para atualizar automaticamente status, enviar notificações, atribuir tarefas e muito mais, ajudando a manter o fluxo de trabalho fluindo sem problemas;
2. WorkCanvas: esta plataforma está integrada a monday.com, oferecendo um ambiente onde equipes podem se reunir para realizar brainstorming e compartilhar ideias em tempo real;
3. Atribua responsabilidades claras: cada membro da equipe deve ter uma compreensão clara das atividades e metas específicas de cada projeto. Quando os integrantes entendem esses aspectos, a execução é mais eficiente e há um maior engajamento com o trabalho realizado;
4. Estabeleça prazos realistas: defina prazos realistas para cada fase do projeto e acompanhe-os de perto usando os recursos de programação existentes;
5. Realize reuniões regulares: explore os recursos de vídeo e integrações como google meet para agendar reuniões regulares com a equipe, revisar o progresso do projeto, discutir problemas e tomar decisões importantes;
6. Avalie e ajuste: regularmente análise o desempenho do projeto usando métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs). Com base nessa avaliação, faça ajustes conforme necessário para garantir que o projeto continue no caminho certo e alcance os resultados desejados.
Como implementar a monday.com no seu negócio?
Com tantos recursos disponíveis, é natural que você se sinta indeciso sobre por onde começar. Para ajudar, a MakeITSimple conta com uma equipe altamente qualificada para instalar a monday.com na sua empresa.
Somos especialistas na gestão de equipes remotas e relacionamentos. Em nossos atendimentos, analisamos minuciosamente os processos e compreendemos cada etapa para garantir um fluxo de trabalho ágil e inteligente.
Além disso, nossa expertise permite integrar ferramentas e oferecer um diagnóstico abrangente dos pontos frágeis que podem ser melhorados.
Pronto para começar o seu projeto? Entre em contato com nossa equipe e saiba mais sobre nossas soluções.