Desafio
Antes do projeto, a FSF tinha dados financeiros descentralizados em planilhas Excel, sem padronização entre núcleos internacionais. Consequências: baixa rastreabilidade, controles manuais, dificuldade de prestação de contas, riscos de auditoria e tomada de decisão limitada — tudo isso limitava escala e eficiência da missão.
Por que a monday.com
A decisão pela monday.com considerou custo-benefício, curva de aprendizado, permissões e segurança, customização, integrações e capacidade de escalar volumetria. O projeto começou com foco financeiro e evoluiu rapidamente para outras frentes operacionais. Tempo de implementação estimado: 6 meses; licença: Professional.
Como a MakeITSimple ajudou
Arquitetura e automações
A FSF adotou a plataforma monday.com após análise de custo-benefício, segurança e nível de customização.
A MakeITSimple desenhou uma arquitetura de processos que centraliza o controle financeiro
(entradas, saídas, câmbio, taxas, rateios, recibos e plano de contas).
- Configuração de 175 automações que orquestram o fluxo financeiro ponta a ponta.
- Planejamento de 13.404 ações para reduzir tarefas manuais e padronizar rotinas.
- Definição de gatilhos, notificações e atualizações de status para garantir rastreabilidade.
- Criação de painéis e visões filtradas para acompanhamento por área e por projeto.
Estrutura e governança
Para dar escala e manter a qualidade dos dados, a MakeITSimple organizou workspaces, pastas e quadros padronizados
com regras de negócio claras e controles de acesso.
- Quadros com colunas de fórmula, condicionais, conectadas e espelhadas para reduzir erros.
- Histórico de atualizações com registro de usuário, data e hora para auditoria e prestação de contas.
- Templates reutilizáveis que aceleram a abertura de novos projetos e núcleos internacionais.
- Treinamentos e guidelines de uso para garantir aderência e adoção pela equipe.
Apps e integrações
A solução foi ampliada com integrações e automações personalizadas para BI e multimoeda.
- Integração de dados da monday.com com ferramentas de BI como Power BI, Tableau e Qlik Sense.
- App utilitário para registro de aprovações, trilha de auditoria e prevenção de alterações indevidas.
- Conversão cambial automática via Make para USD e BRL com cotação do dia.
- Rotas de integração que evitam retrabalho e garantem que o dado seja lançado uma única vez.
Expansão além das finanças
A partir do núcleo financeiro, a FSF passou a gerenciar na mesma plataforma outras frentes operacionais com transparência e escala.
- Gestão de órfãos, idosos, crianças e escolas com indicadores de acompanhamento.
- Administração de contratos, voluntários, clínicas, universidades e oficinas.
- Alimentação do Portal da Transparência a partir de dados unificados e confiáveis.
- Evolução contínua com versões sucessivas do modelo e melhorias baseadas no uso real.
